Datenschutzerklärung

Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß DSGVO — Stand: März 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

2. Überblick über die Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unseres Dienstes „Zahnarzt-Assistent" erforderlich ist. Nachfolgend informieren wir Sie über Art, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung.

Der Zahnarzt-Assistent ist ein KI-gestützter Dienst für Dokumentensuche und Chat-Assistenz, der als Cloud-Lösung oder als On-Premise-Installation betrieben wird. Die Datenverarbeitung unterscheidet sich je nach Bereitstellungsart erheblich.

3. On-Premise-Bereitstellung

Bei der On-Premise-Bereitstellung läuft der Zahnarzt-Assistent vollständig im lokalen Netzwerk Ihrer Praxis. In diesem Fall gilt:

• Sämtliche Inhaltsdaten (Dokumente, Chat-Verläufe) verbleiben auf Ihrer eigenen Hardware in Ihrem Praxis-Netzwerk.
• Wir erheben anonymisierte Nutzungsdaten (z. B. Funktionsaufrufe, Fehlerprotokolle, Seitenaufrufe) zur Verbesserung des Dienstes und zur Fehlerbehebung.
• Für Wartung, Updates und technischen Support haben wir über eine verschlüsselte VPN-Verbindung Fernzugriff auf die Installation. Dieser Zugriff dient ausschließlich der Systemwartung und -aktualisierung.
• Es werden keine Inhaltsdaten (Dokumente, Chat-Anfragen) an uns oder an Dritte übermittelt.
• Sie sind als Praxisbetreiber Verantwortlicher für die Verarbeitung der Inhaltsdaten im Sinne der DSGVO.

Der VPN-Fernzugriff kann auf Ihren Wunsch hin eingeschränkt oder deaktiviert werden. Im Rahmen von Support-Anfragen können wir — mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung — temporär auf das System zugreifen. Dieser Zugriff wird protokolliert und nach Abschluss der Support-Leistung beendet.

4. Cloud-Bereitstellung

Bei der Cloud-Bereitstellung hosten wir den Zahnarzt-Assistent für Sie in deutschen Rechenzentren. In diesem Fall verarbeiten wir Daten in Ihrem Auftrag.

4.1 Hosting und Rechenzentrum

Der Dienst wird in Rechenzentren der Hetzner Online GmbH in Deutschland (Standorte Falkenstein/Nürnberg) betrieben. Sämtliche Daten werden ausschließlich innerhalb Deutschlands verarbeitet und gespeichert. Es findet keine Übermittlung in Drittländer statt.

4.2 Auftragsverarbeitung

Für die Cloud-Bereitstellung schließen wir mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) gemäß Art. 28 DSGVO. Darin ist geregelt:

• Art und Zweck der Datenverarbeitung
• Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)
• Pflichten und Rechte des Auftraggebers (Sie) und des Auftragsverarbeiters (wir)
• Regelungen zu Unterauftragsverarbeitern
• Löschkonzept und Rückgabe der Daten nach Vertragsende

4.3 Verarbeitete Daten in der Cloud

Bei der Cloud-Nutzung verarbeiten wir folgende Datenkategorien:

• Bestandsdaten: Name der Praxis, Kontaktdaten des Ansprechpartners, E-Mail-Adressen der Nutzer, Rechnungsdaten
• Nutzungsdaten: Anmeldezeitpunkte, Seitenaufrufe innerhalb der Anwendung, Funktionsnutzung (zur Fehleranalyse und Verbesserung des Dienstes)
• Inhaltsdaten: Vom Kunden hochgeladene Dokumente und eingegebene Chat-Anfragen

5. Keine Nutzung für KI-Training

Ihre Dokumente, Chat-Anfragen und sonstigen Inhaltsdaten werden zu keinem Zeitpunkt für das Training, Fine-Tuning oder die Verbesserung von KI-Modellen verwendet — weder durch uns noch durch Dritte.

Ihre Daten werden ausschließlich für die Erbringung des vertraglich vereinbarten Dienstes verarbeitet.

6. Keine Drittanbieter-KI-Dienste

Der Zahnarzt-Assistent verwendet eigene KI-Modelle. Es werden keine externen KI-Dienste eingebunden — insbesondere keine Dienste von OpenAI, Google, Microsoft, Anthropic oder anderen Anbietern. Ihre Dokumente und Anfragen verlassen zu keinem Zeitpunkt unsere Infrastruktur.

7. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage folgender Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Verarbeitung zur Erfüllung des Vertrages über die Nutzung des Zahnarzt-Assistent
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen (z. B. Sicherstellung des Betriebs, Fehleranalyse, Missbrauchsprävention)
• Art. 28 DSGVO — Auftragsverarbeitung bei Cloud-Bereitstellung

8. Cookies und Tracking

Der Zahnarzt-Assistent verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies. Diese dienen der Sitzungsverwaltung und Authentifizierung und sind für den Betrieb des Dienstes erforderlich.

Wir setzen keine Analyse-, Tracking- oder Marketing-Cookies ein. Es werden keine Daten an Werbenetze, Social-Media-Plattformen oder sonstige Drittanbieter übermittelt.

Eingesetzte Cookies

• Session-Cookie: Aufrechterhaltung der Anmeldesitzung — wird beim Schließen des Browsers gelöscht
• CSRF-Token: Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery-Angriffen — wird beim Schließen des Browsers gelöscht

9. Verschlüsselung und Sicherheit

Wir setzen folgende technische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten ein:

• Transportverschlüsselung: Alle Datenübertragungen erfolgen über TLS 1.3
• Speicherverschlüsselung: Gespeicherte Daten werden mit AES-256 verschlüsselt
• Zugangskontrolle: Mehrstufige Authentifizierung, rollenbasierte Berechtigungen
• Regelmäßige Backups: Tägliche verschlüsselte Backups bei Cloud-Bereitstellung

10. Unterauftragsverarbeiter

Bei der Cloud-Bereitstellung setzen wir folgenden Unterauftragsverarbeiter ein:

Darüber hinaus setzen wir keine weiteren Unterauftragsverarbeiter ein. Bei der On-Premise- Bereitstellung entfällt diese Auflistung, da keine Daten an Dritte übermittelt werden.

11. Speicherdauer

• Bestandsdaten: Für die Dauer des Vertragsverhältnisses, danach entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 10 Jahre für Rechnungsdaten gem. § 147 AO)
• Nutzungsdaten: Werden nach 90 Tagen automatisch anonymisiert oder gelöscht
• Inhaltsdaten (Dokumente, Chats): Für die Dauer des Vertragsverhältnisses. Nach Vertragsende werden alle Inhaltsdaten innerhalb von 30 Tagen unwiderruflich gelöscht, sofern kein Export angefordert wurde

12. Ihre Rechte (Betroffenenrechte)

Ihnen stehen als betroffene Person folgende Rechte gemäß der DSGVO zu. Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich bitte an info@zahnarzt-assistent.de.

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht, Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie haben das Recht, die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, die Sie betreffenden Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch einzulegen, soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht.

13. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über unsere Verarbeitung personenbezogener Daten zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

14. Datenverarbeitung auf dieser Website

Beim Besuch unserer Website (zahnarzt-assistent.de) werden automatisch folgende Daten durch den Webserver erfasst:

• IP-Adresse des zugreifenden Rechners (wird nach 7 Tagen anonymisiert)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Aufgerufene Seite/Datei
• Übertragene Datenmenge
• Browser-Typ und -Version
• Verwendetes Betriebssystem

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Sicherstellung des technischen Betriebs und der Erkennung von Angriffen auf unsere Infrastruktur. Die Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt.

15. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten (E-Mail-Adresse, Name, Inhalt der Anfrage) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zwecks nicht mehr erforderlich sind, in der Regel nach Abschluss der Konversation, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen anzupassen oder um Änderungen unseres Dienstes abzubilden. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Seite.

Letzte Aktualisierung: März 2026